8 processos que vão ajudar na organização do seu evento

Veja aqui algumas soluções tecnológicas e práticas recomendadas para ajudá-lo no próximo evento.

1. Fornecedores técnicos e objetivos do evento

Ao escolher um fornecedor para sua tecnologia de gerenciamento de eventos, é importante se manter conectado aos objetivos do seu evento. Certifique-se de que você e seu fornecedor entendem o que é importante. O fornecedor pode atender a todos os seus objetivos? Por exemplo, você pode precisar de registros, de rastreamento de participantes no local e de e-mail marketing.

Defina o que deseja que a tecnologia faça e compreenda as restrições de qualquer dispositivo ou software que esteja considerando.

2. Cadastro

As ferramentas de registro são um dos processos para a organização de eventos em que os planejadores podem fazer mais do que apenas reunir as inscrições. Considere se o seu evento se beneficiaria de opções de registro específicas, como levantamentos pré-evento, sistemas de pagamento, reservas de hotel, viagens e agendamento de sessão. Quando você obtém o máximo de informação no registro, você economizará tempo mais tarde.

3. Educação para os participantes

Se você estiver usando um aplicativo, um crachá inteligente ou outra tecnologia especializada, seus participantes podem precisar de algum suporte. Comunicar-se com os participantes com antecedência pode prepará-los para aproveitar ao máximo sua experiência com o evento. Lembre-se de que qualquer frustração que o usuário tiver poderá refletir no evento, então tenha um plano para fornecer suporte antecipado e também no local (in loco).

4. Comunicação no dia do evento

Quanto mais envolvidos estarem os participantes do evento, melhor. Se o seu software de eventos permitir que você envie notificações push e mensagens diretas, você aumentará a satisfação do participante. As mensagens instantâneas também podem fazer com que um evento funcione mais suavemente ajudando todos a manterem o horário e evitar eventuais  ruídos de comunicação.

5. Suporte audiovisual e treinamento

É sempre inteligente aprender sobre o equipamento audiovisual de um local antes de precisar usá-lo. Descubra se haverá apoio na hora. Caso contrário, peça ao gerente do local para ajudá-lo a entender o funcionamento adequado de qualquer equipamento que você irá utilizar.

6. Teste o WiFi no local

Imagine planejar um evento que confia no WiFi e, na hora, a rede falhar. Verifique a largura de banda com antecedência para garantir que a rede possa lidar com seu tráfego, especialmente se seus participantes também usarem a rede. Considere se a rede está acessível em qualquer lugar que você precisar. Além disso, realize um teste de velocidade. Muitas vezes, é necessário contratar um serviço externo para fornecer a cobertura de rede necessária.

7. Funções de retaguarda

Mesmo se você não estiver executando as funções de retaguarda, como o serviço de alimentação, como gerente de eventos, você precisa saber como tudo funciona. Se o local do evento não fornecer a alimentação juntamente com o espaço, contrate um serviço de buffet. Quando você está selecionando vendedores e contratando trabalhadores, isso ajuda a ter uma compreensão profunda de tudo o que acontece nos bastidores. É sempre benéfico falar com seus contatos sobre como as coisas funcionam no final. Seu evento funcionará mais facilmente quando todos estiverem alinhados e um relacionamento de trabalho sólido é bom para todos.

8. Escolha o melhor software de gerenciamento de eventos

No planejamento de eventos, não há um tamanho único para todos. Você precisará escolher o melhor software de gerenciamento de eventos para suas necessidades. Aqui estão alguns dos principais fatores a serem considerados quando você explorar as opções.

Se você estiver procurando por software de planejamento de eventos para um evento específico, considere o tamanho do evento e os recursos que você precisa. Se você quiser usar o mesmo software para vários eventos, procure um que se transfira bem os dados e que permita que você analise os dados em todos os eventos. Algumas soluções, por exemplo, oferecem uma variedade de módulos e pacotes que podem ser adaptados às suas necessidades.

O software de evento certo emparelhado com suas próprias melhores práticas tornará seus eventos memoráveis, significativos e lucrativos para todos os envolvidos.

Fonte: www.moblee.com.br