3 dicas para organização de eventos

Para evitar qualquer contratempo no sucesso do seu evento, é imprescindível o trabalho de profissionais qualificados. Cada detalhe dever ser pensado cuidadosamente. Ser especialista em eventos, fazer um planejamento financeiro e ter bons fornecedores são informações essenciais para a organização. Confira o que preparamos para vocês.

Dica 1 #seja especialista em eventos

Organizar e executar eventos não é uma tarefa fácil. São muitos detalhes e pormenores que devem ser observados, desde a primeira reunião com o cliente, o dia do evento e até mesmo o pós-evento. As tarefas vão desde decoração e alimentação à recepção e acompanhamento de palestrantes ou convidados especiais, dependendo da natureza do evento. Ouvir e entender o que o cliente busca é o início de um cronograma que se estende até o final. Um bom relacionamento com a equipe é o diferencial, além da dedicação e atenção sempre.

Dica 2 #faça um planejamento financeiro

Uma das primeiras coisas que o organizador do evento precisa ter em mente é o valor disponível para organizar o evento. A partir dessa definição, todo seu trabalho gira em torno de um orçamento para viabilizar o evento. Isso tudo para evitar imprevistos e ter controle sobre o que pode (ou não) oferecer ao público e/ou convidados. Uma planilha organizacional de entradas e saídas, pesquisa de valores no mercado e negociação de cada contrato, são alguns detalhes fundamentais para facilitar o controle financeiro do seu evento.

Dica 3 #tenha bons fornecedores

Quando começar a cotar fornecedores para o evento, peça pelo menos duas ou mais opções. Se estiver cotando o valor de equipamentos de áudio e vídeo, por exemplo, é bom solicitar a cotação separada dos itens e o valor, para poder analisar. Dessa forma você terá mais flexibilidade para negociar valores, conseguir os melhores preços nos materiais necessários e escolher o melhor. Fornecedores competentes são indispensáveis na organização de eventos. Consultar profissionais da área e ter um check-list de empresas que trabalham com o que você precisa, além de fazer parcerias ou permutas é uma boa dica. Pessoas de confiança ou bem recomendadas no meio devem ser priorizadas: qualidade em primeiro lugar.